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On s'organise avec la to-do list

27. January 2017

Une méthode simple et efficace pour ne rien oublier.

La to do list, vous connaissez sûrement ! C’est une méthode simple mais on peut vite se sentir débordé(e) si elle fait 50 lignes ou avoir l’impression d’être inefficace si la tâche qui devait prendre 1 heure vous en a pris 4. Quel est l’intérêt de faire des listes (manuscrites !) et comment faire pour qu’elle soit efficace ? On vous explique.


Soyez réaliste

Inutile de lister cinquante choses à réaliser sur une journée ou de vous donner pour objectif de ranger en deux heures les vêtements de toute la famille. Vous allez vite vous sentir dépassé… Soyez réaliste : si ce que vous avez à réaliser vous semble devoir prendre du temps, divisez en sous parties et détaillez les tâches. Ce sera un plan d’actions. Par exemple « organiser l’anniversaire de Zoé » n’est pas assez précis : divisez par « inviter », « manger », « offrir », « décorer » (les verbes d’actions incitent à l’action).

Structurez

Créez votre trame et gardez-la de jour en jour pour créer des repères visuels et des « rituels ». Rangez vos actions : coup de fil à donner / mail à envoyer / à acheter … Marie, qui travaille dans une agence de publicité nous confie « Ma to do list est organisée par client, et pour la semaine. Chaque soir, je mets un coup de STABILO BOSS ORIGINAL sur les travaux réalisés. J’ai toujours une partie « perso » dans laquelle figurent les choses importantes à réaliser qui vont de l’achat de couches pour Julie, au coup de fil à donner à ma mère ou le thé prévu avec mes amies samedi et ma découverte aquagym de mardi soir. Je ne note pas que les « corvées » ou le « boulot » !

Définissez vos priorités 

Trouvez une place dans votre agenda et votre to-do-list pour faire avancer le projet énorme qui vous paraît tellement énorme que vous n’osez pas l’attaquer (même un tout petit peu). Utilisez des codes couleur pour définir ce qui est important et ce qui l’est moins, puis fixez vous des échéances.

Soyez bienveillant avec vous-même 

Vous allez vite apprendre à être réaliste et à définir le temps imparti pour telle ou telle action. Cependant au début – ou si vous êtes fatigué – il est possible que vous soyez « à côté de la plaque ». Ne vous flagellez pas si ce que vous aviez à faire dans la journée n’est pas terminé. Attention quand même à ne pas non plus reporter chaque semaine (et pendant 5 mois) une tâche à réaliser… pas de procrastination.

Pausez-vous pour la réaliser 

Planifiez le soir pour le lendemain ou le vendredi pour la semaine suivante : cela vous permettra de faire un bilan de votre journée le soir venu, de décharger votre cerveau, de mettre de l’ordre dans votre tête, tout en la libérant.

Laissez du temps pour l’imprévu 

Ne planifiez que 40% à 60% de votre temps. Ça peut paraître peu mais c’est indispensable pour ne pas avoir l’impression d’être débordé parce que la liste n’avance pas !

Pour finir : quel matériel ? 

La to-do list est … manuscrite ! Bien sûr ça elle peut être faite sur votre ordinateur mais c’est vraiment beaucoup moins efficace. Il est donc vivement conseillé de s’équiper :

  • d’un cahier ou d’un petit carnet ou encore de votre agenda (que vous pourrez emmener dans les transports en commun pour préparer votre journée du lendemain, et noter des petites choses oubliées) plutôt qu’une feuille volante (qu’on perd) ou de papiers collants (trop petits)
  • n’hésitez pas à séparer votre feuille en plusieurs « parties » pour structurer votre liste (en 3, 4 ou 8)
  • de feutres d’écriture de couleur type STABILO point 88 pour distinguer les tâches
  • de surligneurs STABILO BOSS ORIGINAL de différentes couleurs pour signifier que c’est achevé, à finir, reporter… La rayure est possible mais un peu brouillonne. Le joli, même sur une to-do list, c’est important !
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